Zaman Yönetimi ile ilgili 10 Yeni Prensip
Herkese merhabalar,
Geçtiğimiz hafta, Instagram’da konu önerileri sorduğum zaman, en çok yanıtlardan birisi, “Zaman Yönetimi” konusuydu. Bu konuyu öneren ilhamdaşlarıma teşekkür ederim. Bu hafta, zaman yönetimi konusunda kendime de hatırlatmak istediğim fikirlerimi paylaşmak istiyorum. Teknik veya yöntemden ziyade, üzerine yöntem inşa etmenize ilham verebilecek fikirlerimi sıralayacağım. Gittikçe hızlanan ve yapılması gereken şeylerin katlandığı dünyamızda zamanınıza yarar sağlar umuyorum.
Şimdiden ilham olsun
Zaman Yönetimi ile ilgili 10 Yeni Prensip
Aynı anda (en az) iki farklı zamanı yaşıyoruz. Biri, kendi zamanımız, şu an saatin kaç gösterdiği ve şu an ne yaptığımız… Diğeri de, seninle birlikte hepimizin ve herşeyde olanları içeren zaman akışı. İlk zaman, bizim kendi takvimlerimiz, bizim kendi saatlerimiz gibi. İkinci zamansa, Geniş tanımıyla, "zamanın ruhu" diyebilirsiniz, trendler veya makro diyebilirsiniz. Dar kapsamda zamanını yönetmen yetmez. Zamanını, zamanın ruhuyla ilişkilendirerek yönetmek esasen zamanını yönetmektir. Zamanın ruhunun istediği (emrettiği, teşvik ettiği) şeylerle zamanını doldurarak zamanını yönetebilir veya hızlandırabilirsin. Zamanın ruhunu tanımayarak, zamanın rüzgarlarını (trendlerini) arkana almayarak veya onlarla ilişkilenmeden, zamanını esasen yönetememiş olursun. Zamanın ruhunu anlamak, herkes gibi olmak, sıradan olmak ve topluma teslim olmak demek değildir. Zamanının, makrodaki yerini bilinçli olarak tasarlamak demektir.
Zaman yönetimi bir şeydir. Zamanlama başka bir şeydir. Zamana göre düzenleme bambaşka bir şeydir. “Zamanımı çok iyi yönetiyorum harikayım derken” bir daha düşünün. Zaman yönetimi bu konuda bir basamaktır sadece.
Zaman yönetimi, artık, işbirliği ve iş bölümü yönetimi olarak görülmelidir. Bir şeyi ne kadar iyi, ne kadar verimli yaparsanız yapın, iki ortalama kişinin işbirliği içinde yaparak ulaşabileceği verimliliğe ulaşamazsınız. Sanayi devrimi bu prensiple doğdu. İşbirlikleri türleri zenginlikleri yaratabilen ve hayatlarına katabilenler, zaman yönetiminin ötesine geçecektir. İşbirlikleri veya iş bölümleri derken, öyle devasa yapılar hayal etmeyin. Markete gittiğinizde arkadaşınıza “sana da xxx. alayım mı?” diye sormak, yazdığınız bir yazı hakkında “nasıl olmuş” diye sormak veya iki arkadaş, zeytinyağlı fasülye yapmak için fasülyeleri doğrarken birinizin uçlarını kesmesi, diğerlerinin fasülyeleri bölmesi de bir tür iş bölümüdür. Her türlü iş bölümünde ve işbirliğinde kendi başınıza elde edemeyeceğiniz verimlilik düzeyi vardır.
Giriştiğiniz işleri “Başla - devam et- bitir” gibi bir akışta görmeyin. Belki “Hazırlan, başla, keşfet - hızlan - bitir - deneyim çıkar” gibi bir akış seçebilirsiniz. Bizler makine değiliz, “şu işe başlayacağız” deyip, o işe başlayamayız, başlamamalıyız. Her işe başlarken önce, bedenimizi, ruhumuzu, anlamımızı o işe hazırlamalı, o işi yapmaktan her zaman sevinç bulamasak da, o işte, bir farkındalık ve anlam yakalayarak o işe başlamalıyız. Her işi yapmanın kendisinin de bir öğrenme yolculuğu olduğunu kabul etmeliyiz. İşi bitirirken, bitirmenin, iyi yapmanın ve kendimizi vermenin neşesini hissetmek için kendimize zaman tanımalıyız.
Zaman eşit değildir. Ultra maraton koşucularının, akıllara durgunluk veren mesafeleri koşmasını sağlayan şey, zihinlerini "yarışın sonuna" veya "yarışta kaç kilometre kaldığına" değil de, şimdiye odaklanmaları. Neredeyse, kendi kendilerine “Bir adım daha, bir adım daha” demeleridir. Bizler de günlük hayatımızdaki işlerimize bu mantıkla odaklanmalıyız. Sözgelimi, sporda 10 tekrarlı bir hareketi, “1 -2 -3 … son 3 2 1” şeklinde saymak yerine “Bir tane, bir tane daha, bir tane daha” gibi düşünmek. Başka tekrar yokmuş gibi, dünyadaki en önemli şey içinde bulunduğun tekrarmış gibi düşünüp, tüm odağını ve iyi yapma azmini şimdiki tekrara vererek, hem hareketten daha fazla verim almış, hem de kendini zorlamış olursun. Şimdi, zamanın büyüteci gibidir. Şimdiki zaman ve sonraki zaman eşit değildir.
Bir kere daha, "her zaman" eşit değildir. Sabah enerjik 5 dakikanızı düşünün, metro beklerken ki 5 dakikanızı düşünün veya yürürken ki beş dakikanızı düşünün. Bunların hepsi beşer dakikadır ama aynı değerde değildir. Her zaman, sizden tam dikkatinizi vermenizi istemez, yani o zamanları bir zihinsel faaliyetle birleştirebilirsiniz. Veya bazı zamanlar vardır, kayıp gider, örneğin sıra beklediğiniz, toplantı beklediğiniz zamanlar… Bu şekilde, zamanın farklı türlerini tanımladığınızda, zamanın farklı türlerini yönetmek için farklı yöntemler geliştirebiliyorsunuz. Mesela, benim bir çözümüm şöyle oldu. Eskiden, sıra beklemek beni çok stres yapardı. Sıradaki verimsizlikler, önümdeki kişilerin yavaş hareketleri vb. sinir olurdum. Şimdilerde kafamda “Milyon dolarlık sıra” diye bir kavram yarattım. Şu demek, “ne zaman bir sıra beklesem ve beklememenin bir çözümü olmasa, rahatlayıp, kendimi "milyon dolarlık sıra" anına bırakacağım. Bu anlarda, okuyacağım, öğreneceğim, gözlemleyeceğim bir şey, milyon dolarlık değer yaratacak.” diye düşünürüm. Bu beklentiyle tazelenmiş ve aç şekilde elimdeki içeriklere saldırırım. Duruma göre, böyle sıralarda beklediğim zaman Pinteresti açma, HBR’de bir makale okuma gibi şeyleri bu beklentiyle yapmaya başlıyorum. (Merak edenler için henüz milyon dolarlık sıra olmadı, ama bir gün olacak, inanıyorum.)
En iyi bitiren olmak. Zaman yönetimi ile ilgili benim en büyük bugım(hatam), en iyi başlayan olmaya verdiğim önem. Eğer bunu yapamazsam, o işe başlarken bir şey ters giderse, orada kendimi bırakıp, yeni seferde, tekrar "en iyi başlayan" olmayı dilemeye meyletmek. Bu şunun gibi, yeni seneye başlarken her gün sağlıklı besleneceğim diye düşünüp, ikinci gün bu isteğimi yerine getiremediğim zaman, tekrar sağlıklı beslenmeye başlamak için bir sonraki seneyi beklemem gibi. Ancak, olayı, “en iyi başlayan” olmaktan, “en iyi bitiren olmaya” çektiğim zaman, arada kaç defa düşersem düşeyim, amaç, “o andan itibaren en iyi bitiren olma” mücadelesine dönüyor. Tekrar ayağa kalkmak için hiç bir zamanın geç olmadığını ve tekrar ayağa kalkmak için en iyi zamanın şimdi olduğunu hatırlatıyor. Üstelik, performansın veya etkinin orantısız olarak büyük çoğunluğu, o işi nasıl bitirdiğinizle ilgili. Daniel Kahneman’ın çalışmaları, bir deneyimde, deneyimin nasıl bittiğinin, deneyimin en çok akılda kalan kısmı olduğunu gösteriyor. Spor yapanlar da, sporda asıl gelişmenin zorlanana kadar olan kısımda değil, zorlandıktan sonraki mücadelenizle kazanıldığını gösteriyor.
Zaman Esnekliği Geliştirin. Hani bir söz vardır, “İnsan plan yapar, Tanrı gülermiş”. Zamanımız için yaptığımız planları düşünün… havaların bozulmasıyla, dolar kuruyla, gecikmelerle, moralinizin bozuk olmasıyla, üst komşunun yaptığı gürültüyle veya türlü türlü şeyle planlarınızın bozulduğu zamanlarda bu söz aklınıza geliyor mu? Bu söz burada bitmesin. Tanrı yine gülsün ama size(bize) gülmesin. Tanrı, sahnedeki akrobatik lastik kıza, Ayşe Begüm Onbaşı gibi esnekliğinize ve şekilden şekile girmenize gülsün. Yani, zaman ve plan esnekliği geliştirmek. Yani elinizde sadece plan değil, o planın farklı yerlerde, farklı zamanlarda, farklı zorluklarla yine de yapılabilme esnekliği olsun. Tanrı’yı planlarınızla değil, planlarınızın esnekliğiyle girdiğiniz şekillerle güldürün. Her yerde, her koşulda yoga yapan instagram hesapları bu konuda ilhamınız olabilir.
Zamanları birleştirmek: Zamanı, fiziksel dünyanın kuralları ile yönetmeye çalışmayın. Örneğin, 1 saatlik yemek yeme zamanınız var ve 1 saatlik de arkadaşınızla toplantınız var. Fiziksel dünyada bu iki işi yapmanın toplam zamanı 2 saattir. Ancak, arkadaşınızla yemekli toplantı yaptığınızda, bu iki işi birleştirdiğinizde, bu iki işin toplam zamanı yine 1 saat olacaktır. İşleri, insanları ve görevleri ortak zamanda nasıl birleştirebileceğinizin yollarını arayın. Örneğin, iki farklı arkadaşınızla ayrı ayrı buluşacaksanız, üçünüz birlikte buluştuğunuzda, hem arkadaşlarınıza yeni bir arkadaşınızı tanıştırmış hem de zamanları birleştirmiş olursunuz. Bu konuda yaratıcılığınızı zorlayın. Bunun dışında bazen de, zamana eklemlemek, büyük zaman kazandırır. Örneğin, bir yere gitmişken, o yere gitmişken yapılabilecek diğer şeyleri yaptığınızda, gitmişken yaptığınız her işte, ayrı ayrı “gitme” zamanı harcamamış olursunuz.
Zaman inşa eden olmak: Yaptığın herşey, bundan sonra yapacağın o şeyi kolaylaştıran ve belki de yapma gereğini ortadan kaldıran birşeydir. Örneğin, ajans dönemimde, müşterilerimiz için bolca sunumlar hazırlardım. Sonra, sunum hazırlarken, o sunumda kullandığımı ve başka sunumlarda da kullanabileceğim slaytları ayrı bir kaynak sunumunda birleştirmeye başladım. Sunum hazırlamanın en çok zaman alan kısmı, aslında uygun görsel bulmak ve sunumun temel iskeletini oluşturmaktır. Kaynak sunumunda, yüzlerce sayfa birikti, her duygu için görselleri biriktirdim. İçerik, hakkımızda, istatistikler, teşekkürler gibi slaytlarımı biriktirdim. Böylece, yeni sunum hazırlamak, teknik olarak benim için çok kısa bir iş haline geldi. Buradaki pratiği aslında herşeye uygulamak, bir iş yaparken, bir yandan da o işin sürecini veya o işin otomasyonunu inşa ettiğinin bilincinde olmak, zamanınız için yapabileceğiniz en iyi şeylerdendir.
Zaman yönetimi konusunda yeni bulabileceğiniz 10 prensibi bu hafta paylaşmak istedim. Zamanınızı verip, sonuna kadar okuduğunuz için teşekkür ederim. Sizin zaman konusundaki ilhamlarınızı, dertlerinizi, bunlardan kendinizce çıkarımlarınızı paylaşırsanız sevinirim.
Gelecek hafta görüşünceye kadar
İlham olsun herkese